O objetivo da presente Instrução Normativa é regular os procedimentos relacionados ao recebimento de doações de livros e outros materiais bibliográficos pela Biblioteca Central da UFMT.

O acervo físico da Biblioteca Central é composto por obras adquiridas por meio de compra ou pelo recebimento de doações. Outra possibilidade de aquisição é a permuta (troca de materiais) com outras bibliotecas, mas,  atualmente, a biblioteca não faz uso deste recurso.

No caso das doações, estas são encaminhadas por outras instituições (editoras, institutos, associações, órgãos governamentais, empresas, outras bibliotecas etc.), que mantém cadastro da Biblioteca para compartilhar suas publicações (geralmente novas obras), havendo um recebimento regular destes materiais. Porém, também é comum que doadores eventuais procurem a biblioteca para realizar doações de obras para compor seu acervo.

1) Critérios de seleção

Para que o material recebido por doação  (livros, revistas, folhetos etc.) seja catalogado e de fato incorporado ao acervo, a Biblioteca necessita realizar previamente um procedimento de seleção, filtrando apenas aquelas obras relevantes às necessidades de estudo e de pesquisa da comunidade acadêmica universitária.

Este processo de seleção se baseia em critérios técnicos, que devem ser seguidos pela equipe da biblioteca: critérios relativos ao idioma, critérios de autoridade, critérios de assunto, critérios relativos aos usuários, critérios relativos à precisão, critérios relativos à atualidade, e critérios específicos relativos aos tipos de materiais,  dentre outros parâmetros de seleção.

Estado de conservação: as obras doadas devem estar em bom estado de conservação, ou seja, sem páginas faltando, sem rasgos, sem capas soltas, sem anotações a lápis ou caneta, sem manchas, mofos ou fungos, sem buracos de cupim ou traças, ou qualquer outro tipo de dano.

Materiais não aceitos: livros didáticos da educação básica, apostilas de concursos e similares, livros com encadernação espiral, fotocópias e todo material que desrespeite os direitos autorais, conforme a Lei nº 9.610 de 19/02/1998.

Material bibliográfico em mídias obsoletas ou inadequadas ao acervo também não serão aceitos (Fitas VHS, disquetes, microfilmes, etc.).

Durante o processo de avaliação, a equipe da Biblioteca seleciona materiais de interesse, se pautando nos critérios acima mencionados. No caso de doações eventuais, a seleção das obras obras de interesse é realizada antes de aceitar a doação.

2) Passo-a-passo para realizar as doações

A seguir, listamos os procedimentos básicos que os doadores eventuais necessitam seguir para realizar doações de obras para o acervo da Biblioteca Central:

1. Fazer o download do Formulário para Doação de Livros às Bibliotecas da UFMT (Baixe Aqui);
2. Listar todos os materiais que pretende doar à Biblioteca e os dados de identificação do doador (neste momento não é necessário assinar);
3. Encaminhar o formulário preenchido em anexo,  preferencialmente junto com algumas fotografias do material, para o e-mail spt.bibliotecacentral@ufmt.br;
4. A equipe da Biblioteca avaliará a listagem e fará a seleção dos itens de interesse;
5. Em seguida, a equipe da Biblioteca responderá ao doador, indicando a recusa ou aceite da doação, os itens a serem recebidos, bem como o dias/horários para a entrega (a Biblioteca Central não realiza a busca dos materiais);
6. No ato da entrega, o doador necessitará assinar uma via impressa do formulário contendo apenas a relação de livros selecionados para recebimento.

3) Condições para recebimento de doações

No formulário constarão os dados de identificação do doador, termo de consentimento de uso de dados pessoais e sua anuência para com as condições de doação. O doador deverá estar ciente destas condições, sendo que a sua concordância (no ato de assinatura do termo) é indispensável para realizar a doação.

A Biblioteca Central não realiza a busca dos materiais.

Termo de Consentimento de Uso de Dados Pessoais

O doador deverá autorizar a coleta, recepção, registro, uso, processamento e armazenamento dos seus dados pessoais para inclusão em banco de dados das bibliotecas da UFMT, por prazo indeterminado, e sem quaisquer ônus para a Instituição, sendo respeitada a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD (Lei nº 13.709 de 14/08/2018).

Anuência do Doador para com as Condições de Doação

O doador deverá estar ciente de que a aceitação da doação não gerará quaisquer ônus à Biblioteca e que  o mesmo deverá entregar pessoalmente os materiais, caso estes sejam selecionados. Também deverá concordar com os procedimentos da Biblioteca, que não estará obrigada a inserir todos os livros recebidos por doação em seu acervo, podendo, a qualquer tempo e ao seu critério, encaminhar para doação ou descarte os materiais que, mesmo após a avaliação, constatar-se que tornaram-se obsoletos ou inadequados às necessidades dos seus usuários.

4) Doações de materiais para outras bibliotecas da UFMT

Para doar materiais para outras bibliotecas da Instituição, encaminhar o formulário para o e-mail da biblioteca em questão:

• Biblioteca Regional do Campus do Araguaia: biblioteca.cua@ufmt.br
  
• Biblioteca Regional do Campus de Sinop: biblioteca.cus@ufmt.br
• Biblioteca Regional do Campus de Várzea Grande: biblioteca.cuvg@ufmt.br
• Biblioteca Setorial do Hospital Júlio Müller: biblioteca.hujm@ebserh.gov.br
• Biblioteca Setorial do Instituto de Educação: biblioteca.ie@ufmt.br

Para demais informações, basta entrar em contato com a Supervisão de Processos Técnicos (SPT) da Biblioteca Central da UFMT pelo e-mail spt.bibliotecacentral@ufmt.br, ou pelo telefone (65) 3313-7140 / 7141.