Em termos hierárquicos mais amplos, a Biblioteca Central está diretamente subordinada à Vice-Reitoria da Universidade Federal de Mato Grosso, sendo que, internamente, possui em sua estrutura administrativa uma Coordenação (Unidade principal) e 3 (três) supervisões à ela subordinadas: Supervisão de Processos Técnicos (SPT), Supervisão de Serviço aos Leitores (SSL), e Supervisão de Documentação e Programas Especiais (SDPE).

Esta estrutura pode ser melhor visualizada no Organograma da Unidade, apresentado a seguir:

Competências

As competências de cada setor estão dispostas no Regimento da Biblioteca Central, aprovado por meio da Portaria nº VRAc 014/73, de 13 de março de 1973. Por se tratar de uma estrutura antiga, o referido regimento encontra-se em estudos com vistas à sua atualização, embora ainda siga vigente.

Coordenação da Biblioteca Central

Art. 7º – À Diretoria [Coordenação] da Biblioteca Central compete:

I. administrar e representar a Biblioteca Central;

II. despachar com o Vice-Reitor Acadêmico;

III. elaborar e submeter à aprovação do Vice-Reitor Acadêmico, plano anual de atividades da Biblioteca Central, e os planos ou projetos isolados;

IV. zelar pela ordem e eficiência dos trabalhos, representando ao Vice-Reitor, nos casos de indisciplina;

V. propor recomendações sobre a política biblioteconômica da Universidade;

VI. manter a Biblioteca Central articulada com as demais unidades universitárias;

VII. exercer atividades de fiscalização no âmbito de atuação da Biblioteca Central;

VIII. promover o intercâmbio com bibliotecas, arquivos, museus, serviços de documentação e instituições culturais, nacionais e estrangeiras, podendo para tanto assinar a correspondência indispensável;

IX. propor ao Reitor, através da Vice-Reitoria Acadêmica, a designação dos Chefes de Divisão, Seção e demais funcionários;

X. movimentar o pessoal lotado na Biblioteca Central;

XI. estabelecer o horário de expediente, conforme as necessidades do serviço, e em consonância com a norma maior do Regime de Trabalho;

XII. cumprir e fazer cumprir o presente regimento e as disposições estatutárias e regimentais que lhe sejam aplicáveis;

XIII. cumprir e fazer cumprir as normas de ordenação jurídica da Universidade;

XIV. adotar, em casos de urgência, medidas que dependam da aprovação prévia do Vice-Reitor, submetendo o ato à retificação deste;

XV. apresentar à Vice-Reitoria Acadêmica, no início do ano, o relatório das atividades da Biblioteca Central no ano anterior.

Parágrafo Único – A Diretora da Biblioteca Central indicará ao Vice-Reitor Acadêmico, o substituto para os seus impedimentos eventuais.

Supervisão de Processos Técnicos (SPT)

Art. 8º – A divisão [Supervisão] de Processos Técnicos, órgão que move e coordena a elaboração da informação partindo de gêneros diferentes, recebidos de forma dispersa e organizando-os racionalmente, compete a direção, coordenação e controle das atividades de aquisição, intercâmbio, classificação e catalogação de material bibliográfico, bem como o controle dos periódicos.

Art. 9º – À Seção de Catalogação e Classificação cabe:

I. cuidar do Serviço de Aquisição:

a) organizando e mantendo atualizado o arquivo de catálogos de material bibliográfico;

b) enviando sugestões aos professores e especialistas para a seleção do material a ser adquirido por compra;

c) selecionar, encomendar, receber, conferir e registrar o material adquirido por compra, permuta ou doação, dando-lhe baixa quando necessário;

d) organizando e mantendo atualizados os fichários de sugestões e encomendas;

e) organizando e mantendo registros separados para os diversos tipos de materiais incorporados à Biblioteca Central;

f) encaminhando às respectivas seções, o material registrado.

II. manter um Serviço de Intercâmbio:

a) organizando e mantendo atualizado o fichário dos órgãos que mantem intercâmbio com a Biblioteca Central;

b) preparando a correspondência relativa a ser solicitado, recebido e enviado por doação e permuta;

c) recebendo, selecionando e encaminhando para registro, o material recebido por doação e permuta;

d) organizando e difundindo a coleção de duplicatas a serem permutadas.

III. ter como atribuições próprias:

a) classificar, de acordo com o sistema de Classificação Decimal Universal (CDU), todo o material bibliográfico adquirido;

b) organizar e manter atualizado o Catálogo Sistemático da Universidade o respectivo Índice;

c) catalogar de acordo com os métodos mais modernos, todo o material bibliográfico adquirido;

d) encaminhar à seção de Referência e Empréstimo, o material preparado para consulta e empréstimo.

IV. manter o Serviço de Periódicos:

a) registrando, em fichários, os fascículos e os volumes dos periódicos recebidos pela Biblioteca Central, por compra, doação ou permuta;

b) preparando listas de periódicos a serem assinados;

c) elaborando pesquisas bibliográficas, a fim de facilitar e enriquecer o serviço de consultas;

d) elaborando listas de falhas das coleções e encaminhando-as para o Serviço de Intercâmbio;

e) verificando as listas de duplicatas para permuta;

f) colaborando com a seção de Referência e Empréstimo, no que se refere ao empréstimo de periódicos;

g) separando e preparando o material para encadernação e restauração.

Supervisão de Serviço aos Leitores (SSL)

Art. 10º – À Divisão [Supervisão] de Serviço aos Leitores, órgão que coloca ao alcance do público, a informação, empregando meios racionais das normas de ética das relações humanas, compete a direção, coordenação e controle das atividades de referência, empréstimo e coleções especiais.

Parágrafo Único – Cabe ainda à Divisão [Supervisão] de Serviço aos Leitores:

I. promover, anualmente, cursos de utilização da Biblioteca e de pesquisa bibliográfica, para os alunos recém-ingressados na Universidade, bem como para as demais pessoas interessadas.

Art. 11º – À Seção de Referência e Empréstimo cabe:

I. orientar os leitores na procura de informações e no uso das fontes existentes na Biblioteca Central, auxiliando-os em suas necessidades de estudo e pesquisa;

II. realizar pesquisa bibliográficas e, a pedido, listas bibliográficas;

III. fornecer informações solicitadas pessoalmente, ou por correspondência;

IV. localizar documentos solicitados;

V. colaborar com a seleção, aquisição e intercâmbio de material que deve ser adquirido, ou solicitação de permutas ou doações, especialmente obras de referência;

VI. manter atualizadas as coleções de referência;

VII. promover a publicidade das coleções da Biblioteca Central e de seus serviços;

VIII. programar e organizar exposições, audições e conferências;

IX. elaborar as estatísticas da seção, coordenar as demais estatísticas da Biblioteca e elaborar a estatística geral;

X. colaborar na organização dos relatórios anuais;

XI. apresentar relatórios mensais das atividades, ao chefe imediato.

Art. 12º – Quanto ao Empréstimo externo, compete-lhe ainda:

I. receber o material encaminhado pela seção de catalogação e classificação;

II. cumprir e zelar pelo cumprimento das relativas ao empréstimo individual e ao empréstimo entre-bibliotecas;

III. fazer cobrança do material atrasado;

IV. recolocar nos respectivos lugares, após a devolução, todo material emprestado;

V. organizar e manter atualizado o fichário de leitores e o cadastro das bibliotecas com que a Biblioteca Central mantém empréstimo;

VI. manter em ordem a guarda de objetos na portaria;

VII. controlar a entrada e saída de todas as pessoas na Biblioteca Central;

VIII. promover a desinfecção das coleções periodicamente;

IX. separar e preparar o material para encadernação e restauração.

Art. 13º – Quanto às coleções, especiais compete-lhe:

I. organizar e manter atualizadas:

a) coleções de publicações oficiais de caráter administrativo dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário;

b) coleção das publicações das organizações internacionais e de outras organizações das quais a Biblioteca Central é, ou venha a tornar-se depositária;

c) coleção de material áudio-visual e outras coleções ou materiais que, pelo seu caráter especial, devam ser localizados na Seção.

Supervisão de Documentação e Programas Especiais (SDPE)

Art. 14º – À Divisão [Supervisão] de Documentação que tem como objetivos: reunir, classificar e distribuir os documentos de todo gênero, em todos os domínios e formas da atividade intelectual, tornar disponível a informação original registrada, através de meios de reprodução adequados, cabe:

I. examinar a literatura existente no Brasil e no Exterior, acerca da história do país, em todos os seus aspectos, com ênfase à história Regional;

II. coletar documentos nas diversas fontes e nas várias formas (microfilmes, fac-símiles, fotocópias, etc.);

III. classificar os documentos por assunto, e dentro de um assunto, e dentro de um assunto específico, por suas subdivisões;

IV. organizar e coordenar a confecção e índices, catálogos e resumos, dos documentos coletados;

V. manter um serviço de leitura e reprodução de documentos, a fim de tornar accessível a recuperação de informação neles contidas;

VI. organizar o Catálogo Coletivo especializado da História de Mato Grosso, constando das referências bibliográficas dos documentos existentes nos municípios, estados do Brasil, e no Exterior, com indicação da fonte de localização;

VII. organizar os documentos, processando-os tecnicamente, de acordo com o Sistema utilizado na Biblioteca Central;

VIII. manter organizados e atualizados os fichários e arquivos dos documentos;

IX. elaborar e apresentar à Direção Superior, os planos e relatórios  de trabalhos e pesquisas;

X. manter a Seção de Pesquisa Histórica, sob sua direção e coordenação, tornado-a veículo prático de recuperação e divulgação das informações;

XI. incentivar o conhecimento dos documentos existentes no acervo, através de conferências, exposições, debates e publicações impressas;

XII. manter contato com outras instituições de caráter e objetivos comuns ao da Divisão, para intercâmbio de informações e documentos.

Parágrafo Único – A Seção de Pesquisa Histórica, será subordinada à Divisão [Supervisão] de Documentação, tendo com ela, objetivos comuns e serviços a serem elaborados de acordo com as determinações da Chefe de Divisão.

Competências gerais

Art. 15º – Os Chefes de Divisão [Supervisão] tem as seguintes atribuições:

I. dirigir, organizar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;

II. despachar com o Diretor;

III. participar de reuniões periódicas convocadas pelo Diretor;

IV. promover reuniões periódicas com o pessoal sob sua direção, para debates e solução dos problemas relativos às Seções;

V. movimentar o pessoal das seções sob sua competência, de um para outro lugar de Serviço, de acordo com as necessidades e autorização do Diretor;

VI. receber das Seções sob sua direção, os relatórios mensais e semestrais e preparar o relatório da Divisão;

VII. apresentar anualmente ao Diretor, o programa de trabalho para o exercício seguinte.

Parágrafo Único – Aos Chefes de Seção compete/ainda:

I. orientar, coordenar e controlar o pessoal lotado;

II. participar das reuniões convocadas pelo chefe imediato;

III. organizar o relatório e a estatística da Seção;

IV. enviar à chefia imediata a correspondência expedida, para visto.