Na Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT), os procedimentos relacionados à aquisição de livros e demais recursos informacionais são viabilizados pela Biblioteca Central do Campus de Cuiabá, em colaboração com as bibliotecas regionais dos demais campi universitários. Nesse sentido, as bibliotecas auxiliam os docentes e coordenadores de cursos, elaborando e fornecendo relatórios de levantamentos bibliográficos, e prestando orientações diversas, bem como coletando e gerenciando as demandas de materiais de informação.

Os Núcleos Docentes Estruturantes (NDE) também têm um papel importante em se tratando da atualização dos acervos bibliográficos da Instituição, pois atuam no processo de concepção, consolidação, avaliação e contínua atualização do Projeto Pedagógico dos Cursos de Graduação (PPC), presenciais e a distância, sendo regidos, na UFMT, pela Resolução CONSEPE nº 156/2021.

Em um momento próprio, a Biblioteca Central trabalha no processo de aquisição junto à Coordenação de Aquisições e Contratos de Serviços - CACS (normalmente via licitação), conduzindo as etapas de compras de livros, ou mesmo de contratação de bases de dados, bibliotecas digitais e recursos afins, podendo contar, nessa etapa, com a participação da Secretaria de Tecnologias da Informação - STI.

A fase de execução da compra de livros (cotação junto a fornecedores, conferências, instrução de processos de pagamento, fiscalizações etc.), incluindo o recebimento dos itens, conta com a colaboração das equipes das bibliotecas regionais, a fim de agilizar a execução destes procedimentos. Essa decentralização da execução confere agilidade no recebimento dos materiais empenhados e solicitados pelas bibliotecas, sendo importante para que os usuários tenham acesso aos livros de forma mais rápida.

No caso dos livros físicos, posteriormente à aquisição e recebimento dos materiais, as bibliotecas realizam, também de forma descentralizada, o processamento técnico (catalogação, classificação e indexação) e preparo final (carimbagem, etiquetagem etc.), até a efetiva disponibilização das obras nas estantes.

Todas essas questões estão relacionadas no Plano de Expansão e Atualização do Acervo das Bibliotecas da Universidade Federal de Mato Grosso, cujo objetivo geral é definir os procedimentos e ações objetivas a serem observados para a formação e desenvolvimento de coleções das bibliotecas da UFMT, abrangendo os aspectos relacionados à aquisição, manutenção, expansão e atualização dos acervos, em sintonia com os objetivos institucionais de ensino, pesquisa e extensão da Universidade. Para acessar o documento na íntegra, clique aqui!