Procedimentos para Aquisição de Materiais Bibliográficos (Livros)

A aquisição de livros e outros materiais bibliográficos na Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) ocorre de acordo com a liberação de recursos orçamentários e financeiros, observando-se o Plano de Expansão e Atualização do Acervo das Bibliotecas da UFMT, sendo a aquisição dos títulos gerenciada pela Biblioteca Central.

Recomenda-se que cada departamento, Núcleo Docente Estruturante (NDE), ou coordenação de curso realize primeiramente a verificação dos títulos disponíveis no acervo através da consulta ao Catálogo Online das bibliotecas da UFMT, bem como avalie a necessidade de aquisição de novos títulos, de acordo com as necessidades dos respectivos projetos pedagógicos ou planos de de ensino e demais exigências do Ministério da Educação (MEC), tais como quantidade de exemplares por título da bibliografia básica e complementar, dentre outros. Também é importante que os pedidos sejam encaminhados em tempo hábil para viabilizar o andamento dos procedimentos de aquisição.

Para solicitar os títulos e seus respectivos exemplares, os solicitantes de todos os campus da UFMT devem preencher o arquivo para aquisição de livros e outros materiais bibliográficos (que consta abaixo), com as informações detalhadas, separados por títulos nacionais e importados. Posteriormente, as listas devem ser enviadas à Coordenação da Biblioteca Central, através de processo no Sistema SEI.

Após o recebimento das demandas, a tramitação do processo de aquisição ocorrerá conforme a liberação de recursos financeiros para abertura do processo licitatório. Assim que houver finalizado a licitação, as listas são enviadas aos fornecedores selecionados, para que sejam realizadas as cotações. Posteriormente a esta etapa, os livros adquiridos são entregues e conferidos, e após verificação de todas as conformidades, as notas fiscais são encaminhadas para pagamento e registro patrimonial. Em seguida, os títulos são enviados para o processamento técnico, e por fim, são disponibilizados para consulta e empréstimo.

Para baixar a planilha para solicitação de aquisição de materiais bibliográficos, clique aqui!

As demandas de aquisição deverão ser encaminhadas, via processo SEI, para as bibliotecas do campus dos cursos solicitantes, conforme indicadas abaixo:

  • Campus Universitário de Cuiabá: Coordenação da Biblioteca Central;
  • Campus Universitário de Sinop: Supervisão da Biblioteca Regional de Sinop;
  • Campus Universitário do Araguaia: Supervisão da Biblioteca Regional do Araguaia;
  • Campus Universitário de Várzea Grande: Supervisão da Biblioteca Regional de Várzea Grande.

As bibliotecas regionais são responsáveis por organizar toda a demanda de seus respectivos campus para posterior encaminhamento à Biblioteca Central, que dará andamento nos procedimentos relativos à aquisição dos materiais bibliográficos.

Instruções para o preenchimento das planilhas

As orientações abaixo visam garantir que as obras sejam corretamente identificadas pelo fornecedor, uma vez que se isso não ocorrer, o material corre o risco de não ser adquirido. Desse modo, a seguir, são incluídas as orientações para o preenchimento correto de cada um dos campos da planilha de dados.

1) TÍTULO - Inserir neste campo o título completo da obra e subtítulo, se houver, separados por dois pontos (:).

  • Caso seja necessário adquirir alguma edição em específico, incluir após o título, o número da edição. Caso não seja incluída nenhuma edição, serão adquiridas as edições mais recentes.
  • Caso a obra seja em volume, especificar cada volume separadamente, incluindo a informação após o título.


2) AUTOR - Preencher com o nome do autor na forma direta, pois não se trata de referência bibliográfica.

  • Caso existam até três autores, separar os mesmos por ponto e vírgula.
  • Caso existam mais de três autores, informar o primeiro seguido da expressão "e outros".
  • Caso existam diferentes tipos de autoria ou responsabilidade, informar abreviadamente entre parênteses, conforme o exemplo seguinte.
  • Caso o autor seja uma instituição, incluir o nome nesse campo; porém, se não for possível, em hipótese alguma, identificar a autoria, o campo pode ser deixado em branco.
  • Podem ser utilizadas abreviaturas, desde que não prejudiquem a identificação dos autores.


3) EDITORA - Informar apenas o nome da editora nesse campo.

  • Não é necessário incluir a palavra "editora", a menos que seja indispensável para sua identificação.
  • Caso a editora seja uma instituição identificada por sigla, incluir a sigla em letras maiúsculas.
  • Caso não seja possível identificar a editora deixar o campo em branco.


4) QUANTIDADE - Incluir nesse campo apenas a quantidade de obras a ser adquirida, de modo claro.


5) CAMPUS ATENDIDO - Informar o Campus que deverá ser atendido pela solicitação de livros.


6) CURSO ATENDIDO - Informar o curso que está solicitando aquisição de livros, distinguindo os cursos de pós-graduação conforme os exemplos a seguir:


7) INSTITUTO OU FACULDADE (Sigla) - Informar apenas sigla do Instituto ou Faculdade do Curso que está solicitando a aquisição de livros.


8) ÁREA DE CONHECIMENTO (CNPq) - Incluir a área de conhecimento de cada uma das obras que estão sendo solicitadas, uma vez que o procedimento de aquisição livros leva em conta essas áreas. A tabela de Áreas do Conhecimento do CNPq estabelece as seguintes grandes áreas:

  • Ciências Exatas e da Terra;
  • Engenharias;
  • Ciências da Saúde;
  • Ciências Biológicas;
  • Ciências Agrárias;
  • Ciências Humanas;
  • Ciências Sociais Aplicadas;
  • Linguística, Letras e Artes.

Dessa forma, é indispensável relatar corretamente a área de conhecimento das obras.


9) OBSERVAÇÕES - Incluir, caso haja, alguma observação que julgar relevante.


Para maiores informações sobre aquisições de livros e outros materiais bibliográficos, entre em contato pelo e-mail: bibliotecacentral@ufmt.br

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