As Fichas Catalográficas são apresentações padronizadas que compreendem informações/dados descritivos e temáticos de um determinado item bibliográfico, facilitando a identificação da obra e de seus elementos como autor, título e temática. Sua elaboração segue padrões definidos por convenções internacionais, como o AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, Second Edition), que contribui para o tratamento da informação, facilitando sua recuperação e propiciando seu acesso.

São elementos essenciais em trabalhos acadêmicos, como por exemplo, trabalhos de conclusão de cursos, dissertações e teses. Pois, conforme estabelecido nas normas da ABNT, mais precisamente a NBR 14724, que define a forma de apresentação de trabalhos acadêmicos, no verso da folha de rosto (para publicações impressas) ou, na página seguinte à folha de rosto (em publicações digitais): “Deve conter os dados de catalogação-na-publicação, conforme o Código de Catalogação Anglo-Americano vigente” (ABNT, 2011, p. 7).

Neste contexto, buscando atender às necessidades/demandas dos alunos dos cursos de Graduação, Especialização e Pós-Graduação Stricto Sensu (mestrado e doutorado) que estão concluindo seus trabalhos acadêmicos (TCCs, Teses e Dissertações), no ano de 2012, a Biblioteca Central da UFMT, em parceria com a Secretaria de Tecnologia da Informação e da Comunicação Aplicadas à Educação (STI), desenvolveu um sistema para elaboração automática de Fichas Catalográficas.

O primeiro sistema denominado Módulo de Fichas Catalográfica – MFC, foi desenvolvido com base no sistema de geração automática de fichas catalográficas do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da Universidade de São Paulo – ICMC-USP, e atendia a demanda dos discentes de cursos de Graduação, Pós-Graduação Lato Sensu e Pós-Graduação Stricto Sensu ofertados pela UFMT, contemplando todos os campi universitários.

Com a necessidade de ajustes e adequações no sistema, em informações da ficha, e para facilitar inclusão de novos cursos, ajudas para usuários e bem como adequação ao formato de material recebido, optou-se pela criação de um novo Sistema de Fichas Catalográficas em 2022, o qual utiliza recursos tecnológicos mais atuais.

Com base em experiências anteriores, em observações realizadas a partir das fichas recebidas nos trabalhos acadêmicos depositados, e também em dúvidas apresentadas por usuários da biblioteca, o novo sistema disponibilizado para a comunidade acadêmica passou a contar com tutoriais em texto e vídeo, área de perguntas e respostas sobre as principais dúvidas, bem como canal de comunicação para solicitação de ajustes e/ou esclarecimento de dúvidas.

Desde sua disponibilização, o antigo sistema MFC funcionou de forma aberta, bastando que os usuários acessassem seu endereço eletrônico para preencher o formulário e gerar a ficha catalográfica. A nova versão do sistema, funciona tanto no ambiente aberto com link direito do Sistema de Fichas Catalográficas - SFC (https://academico-siga.ufmt.br/ufmt.sfc/Home), como em ambiente restrito, acessível a partir do login de usuários da comunidade acadêmica da UFMT no Portal de Sistemas Integrados. Salienta-se que, em ambos os casos, a ficha catalográfica gerada atende apenas ao modelo de fichas para trabalhos acadêmicos dos cursos ofertados pela UFMT, não sendo aplicável a outros tipos de obras, e tão pouco, a outras instituições de ensino.

Salienta-se que a Ficha Catalográfica será gerada de acordo com as informações fornecidas (digitadas) pelos próprios usuários do sistema, sendo de sua inteira responsabilidade as informações apresentadas na mesma. Além das informações incluídas, a forma como o aluno digitá-las nos campos do sistema também implicará no resultado final da apresentação da ficha.

Outro detalhe importante é que, nesta modalidade de confecção de ficha catalográfica, não será gerada a classificação de assunto da obra, apenas a classificação de autor (Cutter). Os descritores da ficha também poderão não estar corretos, em função da falta de conhecimento em indexação da parte dos usuários, pois os termos descritores serão apresentados na forma como forem definidos e digitados pelos próprios usuários.

Assim, a Biblioteca Central apresenta o novo Sistema de Fichas Catalográficas (SFC), e recomenda aos usuários que antes do preenchimento do formulário observem os exemplos do próprio formulário, e que consultem os tutoriais, para que a ficha catalográfica gerada esteja a mais correta possível.

Em caso de dúvidas, basta entrar em contato pelo e-mail: sdpe.bibliotecacentral@ufmt.br

O Sistema de Fichas Catalográficas (SFC), pode ser acessado também pelo Portal de Sistemas Integrados.