Perguntas Gerais

Não sei usar o SEI. Como faço?

Para servidores da UFMT serão realizados treinamentos sobre o uso básico do SEI. Acesse o menu "Treinamentos", verifique as datas disponíveis para seu campus e faça sua inscrição.

Para a comunidade em geral, há cursos na modalidade EaD oferecidos pela Escola Nacional de Administração Pública - ENAP. O menu "Materiais de Apoio" também oferta diversos materiais que podem ajudá-lo a operar o SEI.

Por onde acesso o SEI?

Clique nos links abaixo para acessar:

Sistema Eletrônico de Informações - SEI: Plataforma de gestão de processos e documentos eletrônicos. Acesso com credencial dos sistemas integrados da UFMT. 

Acompanhamento de Trâmite de Processos : Página onde pode-se buscar o histórico de tramitação dos processos cadastrados no SEI. 

SEI - Acesso externo:  Página onde os usuários externos (estudantes e comunidade) acessam o SEI ou solicitam cadastro para acesso ao SEI.  No primeiro acesso após aprovação do cadastro solicitar nova senha no botão "esqueci minha senha". Direcionamentos para acesso serão encaminhados para o e-mail cadastrado nos sistemas da UFMT. Os estudantes com matricula ativa já estão cadastrados no sistema.

SIP - Sistema Integrado de Permissões: Sistema que faz a gerência das permissões de acesso dos usuários cadastrados no SEI como servidores/funcionários. Acesso com credencial dos sistemas integrados da UFMT.

 Como faço para ter acesso ao SEI?

IMPORTANTE: Qualquer pessoa poderá consultar o andamento de processos na página de consulta pública.

Se você não se enquadra nos perfis acima, seu acesso será o de um usuário externo.

Em caso de dúvida sobre o sistema, quem eu devo procurar?

No menu “Contatos” há um formulário para encaminhamento de dúvidas, sugestões ou reclamações. Caso prefira, você pode contatar o suporte pelo e-mail sei@ufmt.br e pelo ramal (65) 3313-7380.

 Como incluo documentos físicos no SEI?

Você deve digitalizá-los, ou seja, convertê-los em arquivo digital. Isso pode ser feito por meio de um scanner ou por meio de celular com câmera. No caso do celular, você pode tirar uma fotografia em boa qualidade ou mesmo utilizar um aplicativo que faça a conversão do documento para o formato .pdf.

A inclusão de um documento pode ser feita por qualquer servidor com acesso ao SEI, exceto se o processo for reservado ou sigiloso.

 Como solicitar a inclusão de uma nova unidade no SEI?

Para solicitar novas unidades no SEI deve ser criado um processo do tipo "CRIAÇÃO DE UNIDADE NO SEI" e encaminhar para a Secretaria da Reitoria contendo um documento com as seguintes informações:

• Justificativa da solicitação;
• Nome proposto para a unidade;
• Nome completo e SIAPE do servidor responsável pela unidade. Este servidor terá acesso ao SIP e poderá fazer a liberação de outros servidores na unidade conforme a resposta da pergunta "Como dar permissão a um servidor/terceirizado/estagiário para acessar meu setor no SEI?"(ver abaixo na nesta página);
• Informar e-mail institucional, caso a unidade possua. Informar também se a unidade deseja receber e-mail sempre que um processo for recebido na unidade.

Como solicitar a inclusão de e-mail da minha unidade no SEI?

Encaminhar a solicitação para o e-mail sei@ufmt.br informando:

• Nome da unidade;
• E-mail;
• A unidade deseja receber mensagem de e-mail sempre que um novo processo for recebido no SEI?

Observação: Apenas e-mail institucional poderá ser adicionado.

O que é um usuário externo?

É a pessoa que não trabalha no órgão mas que é temporariamente autorizada a visualizar ou assinar processos e documentos no SEI.

Como acessar o SEI: Acesso Externo?

Os estudantes com matrícula ativa devem entrar com seu e-mail no portal de Acesso Externo e solicitar nova senha no botão "Esqueci minha senha". 

Digitar o e-mail cadastrado nos sistemas da UFMT e clicar em "Gerar nova senha".

Direcionamentos para acesso serão encaminhados para o e-mail.

Em caso de problemas com o acesso o estudante deve solicitar a algum servidor da UFMT a troca de e-mail cadastrado no SEI portando um documento com foto. Depois da troca realizada o estudante deve repetir a solicitação de troca de senha. 

Comunidade externa ou estudante com matrícula inativa podem solicitar acesso ao SEI clicando na opção "Clique aqui se você ainda não está cadastrado" e preencher o formulário de cadastro. Em seguida deve procurar a unidade onde possui processo administrativo e solicitar a habilitação do seu cadastro, levando consigo seus documentos para checagem: RG, CPF e Comprovante de Endereço.

Como solicitar a abertura de processo?

A comunidade deve se dirigir as unidades responsáveis pelo processo.

Os estudantes devem acessar a página do SEI - Usuário externo (clique aqui).

Após acessar com seu e-mail e senha, deve acessar o menu esquerdo nas opções "Peticionamento->Processo Novo".

Será aberta uma tela para escolher o tipo de processo. Escolha a opção do tipo de processo na listagem:

Abrirá um formulário para cadastro do novo processo. A primeira informação a ser preenchida é o formulário de identificação padrão. Clique para abrir o formulário contendo as informações relevantes ao processo:

Após o preenchimento dos formulário de identificação padrão o estudante deve inserir os documentos necessários para abertura do processo. Para isso o estudante deve clicar no botão "escolher arquivo" para selecionar o arquivo desejado. Depois ele deve informar o tipo do documento, um nome para o documento no campo "Complemento do Tipo de Documento". Deve também informar se o documento é nato digital, ou seja, já foi criado em meio eletrônico, ou se é um documento que precisou ser digitalizado. Após preencher estas informações deve clicar no botão "Adicionar". 

Uma lista com os documentos inseridos será exibida abaixo das opções para inserir documentos. O estudante pode inserir diversos documentos. Após a inserção de todos os documentos desejados deve clicar no botão "Peticionar".

Após esses passos o processo será aberto na unidade Protocolo Central, que irá encaminhar o processo a unidade responsável, conforme tipo de processo e formulário de identificação preenchido.

Esqueci a senha. E agora?

Acesse o portal de sistemas integrado e escolha a opção "Recuperar/ Reiniciar senha". 

Exerço uma função de chefia (FG, FCC ou CD). Como faço uma solicitação pessoal?

Se você está investido de uma função gratificada, cargo de direção ou é fiscal de contrato, ao gerar um documento no SEI, você poderá selecionar em que condição irá assiná-lo. Exemplo: um docente é diretor de faculdade e precisa fazer sua progressão funcional. Ao assinar um documento, no campo “Cargo/Função” deve selecionar a opção desejada - nesse caso, por se tratar de uma solicitação pessoal, deve selecionar a opção correspondente ao cargo de professor.

Na ausência do titular, como o substituto pode responder pela unidade no SEI?

O SEI possui uma lotação à parte dos outros sistemas na UFMT, por isso foi cada chefia deve lotar os usuários de sua unidade. Numa substituição eventual (a exemplo das férias), o titular deve acessar o SIP (Sistema Integrado de Permissões) antes de sua ausência, indicar o substituto e o período (início e fim) de substituição. Caso o substituto seja de outra unidade, é necessário primeiro lotá-lo na unidade e depois atribuir-lhe essa permissão. Feito isso, o substituto poderá responder pela função/cargo de direção que lhe foi temporariamente atribuído.

Como dar permissão a um servidor/terceirizado/estagiário para acessar meu setor no SEI?

Para permitir o acesso em sua unidade, primeiro acesse o Sistema Integrado de Permissões (SIP, disponível no Portal de Sistemas Integrados), clique em "Permissões", opção "Nova".

 Informe os dados do usuário e atribua a ele um destes perfis de acesso:

1. Básico: Perfil geral para os servidores da UFMT

2. Coordenador: Perfil para as chefias de unidades

3. Colaborador (Básico, sem assinatura): Perfil para os estagiários e terceirizados.

Clique em Salvar.

Você também pode ter acesso à lista de usuários permitidos em sua unidade. Para isso, em "Permissões", selecione a opção "Administradas".

Não consigo abrir o SEI no meu computador. O que faço?

Tente acessá-lo por meio de outro navegador. Para acessar o SEI é possível utilizar os principais navegadores de internet do mercado – Internet Explorer, Mozilla Firefox e Google Chrome. No entanto, recomenda-se a utilização do Firefox (4 ou superior). Também é recomendado manter a versão do navegador atualizada.

Como faço para consultar o andamento de um processo?

Para consultar o andamento de um processo, clique aqui e abra a página de Consulta Pública de Trâmite de Processo. Informe os dados do seu processo e efetue a busca para localizá-lo.

 Como ativar o cadastro de um usuário externo?

Para ativar um cadastro de usuário externo deve acessar no SEI o menu "Administração -> Usuários Externos -> Listar"

Você pode pesquisar o nome do usuário e depois clicar na opção "Alterar usuário externo".

Para ativar um usuário selecione a opção "Liberado" no campo "Situação" e depois clique em "Salvar".

Como alterar o e-mail de um usuário externo?

Para alterar o e-mail de usuário externo deve acessar no SEI o menu "Administração -> Usuários Externos -> Listar"

Você pode pesquisar o nome do usuário e depois clicar na opção "Alterar usuário externo".

Digite o novo e-mail do usuário e clique em "Salvar".

Quais tipos de processo serão eletrônicos?

A partir do dia 04/09/2017, os novos processos serão criados e tramitados por meio eletrônico, usando o SEI. Apenas os processos abertos antes desta data poderão continuar tramitando de forma física, via STP. Caso prefira, o servidor poderá optar por digitalizar esses processos e inseri-los no SEI para continuar o trâmite pelo novo sistema.

Importante: em regra, todos os documentos gerados por meio do SEI têm nível de sigilo público. 

E os processos antigos? Como fica o STP (Sistema de Trâmite de Processo)?

Os processos já encerrados não precisarão ser incluídos no SEI neste momento. Os processos que estão em andamento em sua forma física (processo impresso, protocolado) poderão continuar tramitando pelo STP ou serem digitalizados para o SEI. Não será possível protocolar novos processos físicos pelo STP a partir da implantação do SEI, no dia 04/09/2017, pois todos os processos serão gerados no SEI, de forma eletrônica.

Para consultar um processo antigo, clique aqui.

Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos na UFMT?

A unidade é responsável pela digitalização dos documentos necessários nos processos do SEI que estão em trâmite em sua unidade.

Como inserir um processo físico no SEI? Vou precisar digitalizá-lo por completo?

No SEI é possível digitalizar um processo físico e dar continuidade ao processo de forma digital. Será preciso digitalizar o processo físico por completo e inserir um Termo de Encerramento de Trâmite Físico seguindo os seguintes passos (ilustrados também na Figura 5):

Passo 1: No STP arquivar o processo, informando que o andamento continuará pelo SEI. Este passo serve para informar aos interessados que a tramitação do processo foi inserida no SEI.

Passo 2: Será preciso criar um novo processo no SEI e inserir o número de protocolo do processo já existente em forma física.

Passo 3: O primeiro documento a ser criado no SEI deverá ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico. Você encontra esse modelo de documento no próprio SEI.

Passo 4: Deve ser inserido o processo físico digitalizado por completo, para só então dar andamento de forma digital ao processo no SEI.

Passo 5: Após o Termo de Encerramento de Trâmite Físico ser criado, será preciso imprimi-lo e inseri-lo como última página do processo físico (em papel), que deve ser arquivado com a unidade que o digitalizou.

Qual a diferença entre documento digitalizado e documento nato-digital? 

Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico. Já documento digitalizado é o que foi gerado em meio físico e depois foi fielmente convertido para meio eletrônico. 

O que é assinatura digital?

Assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica permitida por meio de acesso ao sistema usando seu login e senha. Ela garante a integridade do documento e comprova sua autoria. Os documentos assinados no SEI exibirão as assinaturas eletrônicas ao fim da página, juntamente com uma sequência numérica que não se repete nem mesmo em documentos emitidos pela mesma autoridade. O sigilo da senha é de responsabilidade do usuário.

A assinatura digital é válida?

Sim. A assinatura digital é utilizada em substituição à assinatura física e é regulamentada pelo Decreto nº 8539, de 08 de outubro de 2015. É importante lembrar que a assinatura é pessoal e intransferível, sendo portanto responsabilidade do usuário manter seu login e senha em segurança.

 Quando o titular do setor entra em férias, como o substituto responderá por ele no sistema?
O SEI possui uma lotação à parte dos outros sistemas na UFMT, por isso foi solicitado para cada chefia lotar os usuários de sua unidade. Quando a substituição é eventual (a exemplo das férias), o titular deve acessar o Sistema Integrado de Permissões (SIP) antes de sua ausência, indicar o substituto e o período da permissão (data de início e fim). Caso o substituto esteja lotado em outra unidade, é necessário primeiro fazer sua lotação na unidade pela qual irá responder interinamente. Feito isso, o substituto terá a opção de atuar no sistema com a função ou cargo de confiança que lhe foi temporariamente atribuído.

Como eu faço para que várias pessoas assinem um documento criado por mim (por exemplo: Ata de reunião)?

Neste caso, você deverá inserir o documento em um Bloco de Assinatura e encaminhá-lo para as unidades nas quais as pessoas que devem assinar o documento estão lotadas. É possível inserir mais de um documento em um bloco de assinatura quando houver a necessidade de que as mesmas pessoas assinem mais de um documento criado em sua unidade.

Para entender mais de Blocos de Assinatura clique aqui e veja um vídeo e leia os Procedimentos Operacionais Padrão 31 e 32 disponibilizados na  página de materiais de apoio.