Orientações sobre emissão de Notas Fiscais de bens adquiridos em Projetos de Pesquisa Financiados por Agências de Fomento (FAPEMAT e CNPq)

A Pró-Reitoria de Pesquisa (PROPESQ) e a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT), em atenção a demandas da comunidade universitária, emitiram o Ofício-Circular nº 11/2025/PROPESQ - SECRETARIA/UFMT com orientações aos(as) pesquisadores(as) coordenadores(as) de projetos de pesquisa financiados pela FAPEMAT e pelo CNPq quanto à emissão de notas fiscais no âmbito de projetos executados com recursos de ambas as agências.

As orientações apresentadas a seguir aplicam-se exclusivamente a projetos cuja execução financeira é realizada diretamente pelo pesquisador coordenador. Projetos sob gestão da Fundação Uniselva seguem regulamentação e trâmites próprios, definidos pela Fundação.

1. As Notas Fiscais devem ser Emitidas em Nome do Coordenador do Projeto

As notas fiscais relativas à compra de materiais de consumo, serviços de terceiros ou aquisição de materiais e bens permanentes com recursos de projetos financiados pelo CNPq e pela FAPEMAT devem ser emitidas em nome do(a) coordenador(a) do projeto, com CPF e endereço vinculados ao pesquisador responsável, e não em nome da UFMT. Essa prática evita a incidência de tributos que seriam devidos pela UFMT no caso de emissão da nota fiscal em nome da instituição. A emissão em nome do coordenador está de acordo com os procedimentos adotados pelas agências de fomento, que exigem, no entanto, a incorporação dos bens ao patrimônio da instituição, como requisito para a aprovação da prestação de contas.

Importante destacar que a emissão da nota fiscal em nome do pesquisador coordenador não impede a incorporação do bem ao patrimônio da UFMT, como atualmente já ocorre, desde que a documentação exigida no processo de incorporação seja apresentada corretamente

2. Sobre a Incorporação de Bens Permanentes ao Patrimônio da UFMT

Nos casos de aquisição de materiais ou bens permanentes, como equipamentos e outros, o(a) coordenador(a) do projeto deve, imediatamente após a compra, dar início ao processo de incorporação do bem ao patrimônio da UFMT, conforme previsto nos manuais de prestação de contas da FAPEMAT e do CNPq. A comprovação da incorporação patrimonial é obrigatória no momento da prestação de contas junto às agências de fomento.

A responsabilidade pela solicitação da incorporação é do(a) coordenador(a) do projeto, desde a aquisição do bem. A análise e tramitação do pedido são de competência da Pró-Reitoria de Administração (PROAD), por meio da Gerência de Logística Patrimonial, da Gerência de Acompanhamento de Gestão e da Gerência de Contabilidade.

O processo deve ser aberto por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e seguir as orientações disponíveis nas páginas da PROPESQ e da PROAD, acessíveis no seguinte endereço: clique aqui para acessar.

3. Os Projetos Geridos pela Fundação Uniselva têm Regras Próprias

Nos projetos cuja execução administrativa e financeira está sob responsabilidade da Fundação Uniselva, os procedimentos referentes à emissão de notas fiscais e à incorporação de bens devem seguir os procedimentos estabelecidos pela própria Fundação, que possui regulamentação específica.

4. Das Referências Normativas para a presente Orientação

As orientações aqui descritas encontram respaldo direto nos manuais de prestação de contas das agências de fomento. Relativamente à FAPEMAT, a PROPESQ confirmou o entendimento que baseia a presente orientação. Abaixo, transcrevem-se os dispositivos normativos de referência:

Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico - CNPq: Manual de Prestação de Contas – Portaria CNPq nº 914, de 1º de julho de 2022

Seção V – Da incorporação dos Bens

Art. 59. Os bens gerados ou adquiridos no âmbito de projetos serão incorporados, desde sua aquisição, ao patrimônio da Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação (ICT) à qual o coordenador ou pesquisador beneficiado estiver vinculado, conforme estabelecido no artigo 13 da Lei nº 13.243, de 11 de janeiro de 2016.

Parágrafo único. Será de responsabilidade do pesquisador e da ICT a forma de incorporação dos bens à instituição.

Acesse a íntegra do Manual de Prestação de Contas do CNPq, clicando aqui.

Fundação de Amparo à Pesquisa de Mato Grosso - FAPEMAT: Manual de Utilização de Recursos e Prestação de Contas – Resolução Normativa 008/2021

3.9. Os bens gerados ou adquiridos no âmbito de projetos serão incorporados, desde sua aquisição, ao patrimônio da Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação (ICT) à qual o coordenador ou pesquisador beneficiado estiver vinculado, conforme estabelecido no artigo 13 da Lei nº 13.243/2016 e Decreto Estadual nº 735/2020, desde que a ICT seja pública ou privada sem fins lucrativos e sediada no estado de Mato Grosso. Nos demais casos deverão ser observadas as regras do edital.

3.9.1. Será de responsabilidade do pesquisador e da executora a forma de incorporação dos bens à instituição.

Acesse a íntegra do Manual de Prestação de Contas do FAPEMAT, clicando aqui.

5. Para Informações Adicionais e Outras Dúvidas

• Dúvidas adicionais poderão ser encaminhadas diretamente aos setores responsáveis:
• Para questões financeiras e emissão de notas fiscais: Gerência de Contabilidade da PROAD: E-mail: gercon.proadi@ufmt.br | Telefone: (65) 3313-7275.
• Para questões relativas à incorporação patrimonial: Gerência de Logística Patrimonial da PROAD | E-mail: ufmtpatrimonio@gmail.com | Telefone: (65) 3313-7270.