Procedimentos para a reserva do Auditório Vangil Pinto da Silva, localizado no Bloco CCBSIII:

1. Confirme pelo telefone (65) 3615-6254, das 8h às 20h, ou na agenda do auditório  pelo link https://www.ufmt.br/instituto-faculdade/isc/pagina/agendas/12133 se há disponibilidade para o(s) dia(s) pretendido(s);

2. Caso a solicitação tenha origem em uma unidade da UFMT:

    2.1. Gere um processo via SEI, do tipo “Reserva de Auditório”, com um ofício solicitando a reserva e encaminhe-o para ISC-Secretaria do Instituto. Especifique o nome do evento, data, horário e uma estimativa do número de pessoas aguardadas para o evento. Envie o  banner de divulgação, se houver. A(s) data(s) que será(ão) considerada(s) para fazer o agendamento são, exclusivamente, as constantes no ofício. 

    2.3. O ofício via SEI deve ser emitido a partir da unidade requerente, assinado por  servidor(es) ligado(s) à UFMT (técnico ou docente). Este(s) ficará(ão) responsável(is) pelas chaves e equipamentos no auditório, caso a reserva seja confirmada;

    2.4. Caso o evento aconteça em um sábado, o processo via SEI deverá ser enviado também para a Coordenação de Segurança do Campus para evitar o fechamento do prédio durante o evento;

    2.5. A chave será entregue no dia útil anterior ao evento a servidores da UFMT, na secretaria do ISC (2º piso do Bloco CCBSIII, após ser assinado o termo de responsabilidade. Se for necessário entregar a chave a um(a) discente, o nome do(a) mesmo(a) deve estar expresso no ofício;

    2.5. Em caso de modificação da data, cancele a data marcada via SEI, verifique a disponibilidade da nova data  e especifique no mesmo processo;

    2.6. Não serão feitos cancelamentos nem reservas por telefone ou e-mail;

3. Caso a solicitação tenha origem em outra instituição (EXTERNA à UFMT):

    3.1. Envie um ofício por e-mail, a partir de um e-mail institucional, para secisc.ufmt@gmail.com com o assunto  “Reserva de Auditório”. No ofício, solicite a reserva do auditório e especifique o nome do evento, data, horário e uma estimativa do número de pessoas aguardadas para o evento. Especifique, também, o nome da pessoa que ficará responsável pela chave do Auditório. Envie o  banner de divulgação, se houver, como anexo no e-mail. A(s) data(s) que será(ão) considerada(s) para fazer o agendamento são, exclusivamente, as constantes no ofício. 

    3.2. O ofício deve ser assinado por  servidor(es) ligado(as) à instituição solicitante. Este(s) ficará(ão) responsável(is) pelas chaves e equipamentos no auditório, caso a reserva seja confirmada;

    3.3. A chave será entregue no dia útil anterior ao evento ao(os) servidor(es) indicados no e-mail, na secretaria do ISC (2º piso do Bloco CCBSIII, após ser assinado o termo de responsabilidade;

    3.4. Em caso de modificação da data, cancele a data marcada no mesmo e-mail, verifique a disponibilidade da nova data  e faça nova solicitação;

    3.5. Não serão feitos cancelamentos nem reservas por telefone;

4. Caso sejam feitas duas ou mais solicitações para a mesma data e horário (para eventos diferentes), terá preferência a solicitação que atender às orientações deste documento e que for enviada primeiro, conforme registro de data e horário via SEI (ou e-mail se for o caso do item 3 deste documento);

5. A solicitação deve ser feita, no mínimo, cinco (05) dias úteis antes do evento;

6. A Secretaria do Instituto de Saúde Coletiva tem até três (3) dias úteis, após o recebimento do processo, para responder à solicitação via SEI (ou e-mail se for o caso do item 3 deste documento); 

7. Após confirmação da reserva, o solicitante estará ciente e responderá por toda e qualquer ocorrência no espaço cedido durante o evento. Inclusive fará o ressarcimento ao erário em casos de danos ao patrimônio público;

OBSERVAÇÕES: 

• O auditório dispõe de 150 lugares e ar-condicionado;

• Não há disponibilidade de bebedouro e garrafão d'água.

• Não dispomos de servidor para dar qualquer tipo de suporte logístico ou técnico ao evento em questão;  

• Os equipamentos utilizados pelo solicitante devem ser retirados imediatamente após o término do evento para não prejudicar a utilização do espaço para os eventos subsequentes;

• É proibido o uso dos espaços do Bloco CCBSIII e seu entorno para venda de bebidas alcoólicas. É vedado o uso de fogo, materiais ou substâncias que possam provocar incêndio;

• O horário de funcionamento é das 8h às 22h de segunda a sexta-feira, 8h às 18h no sábado;

• Ao término do evento, o solicitante deve vistoriar e desligar todos os aparelhos elétricos e fechar o espaço. A devolução da chave deve ser feita obrigatoriamente na secretaria do Instituto de Saúde Coletiva no primeiro período do primeiro dia útil após o evento;

• Sugerimos que o(a) solicitante venha ao auditório, com pelo menos um dia de antecedência, para verificar o espaço e as eventuais necessidades de equipamentos e pessoal.

Para mais informações, ligue para: (65) 3615-6254 das 8h às 20h