A Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura é o órgão responsável por assessorar a Reitoria na gestão administrativa que compreende o planejamento, a execução e a avaliação das ações relacionadas a gestão e logística pública, infraestrutura e atividades de serviços administrativos gerais, tais como: licitações e compras, gestão de contratos administrativos de serviços, gestão contábil, patrimonial e de processos eletrônicos, recebimento e expedição de correspondências, prestação de serviços gráficos, restaurante universitário, exames e concursos públicos.

     

PORTARIA REITORIA-UFMT Nº 19-N, DE 08 DE JULHO DE 2022.  - Delega competências à Pró-reitoria de Administração e Infraestrutura.

RESOLUÇÃO CD N.º 28, DE 25 DE MARÇO DE 2022. - Dispõe sobre estrutura administrativa e acadêmica e o quadro distributivo dos cargos de Direção e Funções Gratificadas da Universidade Federal de Mato Grosso.

RESOLUÇÃO CD N.º 53, DE 11 DE AGOSTO DE 2023 - Altera Resolução CD nº 28, de 25 de março de 2022.

RESOLUÇÃO CD N.º 52, DE 11 DE AGOSTO DE 2023 - Delegação de competência para deliberação quanto à incorporação, desfazimento, baixa contábil e cessão de bens móveis da UFMT.

Atribuições das unidades da Proadi.

Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura:

● Prover a alta administração da Universidade, com recursos e competências necessárias para o desenvolvimento das atividades gerenciais;

● Integrar os órgãos colegiados superiores;

● Cumprir e fazer cumprir as decisões dos órgãos colegiados Superiores;

● Promover a integração entre a gestão e a comunidade acadêmica e sociedade;

● Otimizar os recursos orçamentários destinados a despesas com materiais e serviços;

● Representar a Universidade frente aos Órgãos Oficiais, quando delegado pela Reitora;

● Promover o contínuo abastecimento de materiais de uso comum e serviços necessários ao desenvolvimento das atividades da FUFMT;

●Regulamentar os procedimentos para acompanhamento, gestão e fiscalização de contratos, termos aditivos, apostilamentos e demais documentos, relativos aos contratos administrativos sob o gerenciamento da Pró-Reitoria de Administração e de Infraestrutura - PROADI;

● Emitir portarias sob a gestão da PROADI;

● Exercer as atribuições delegadas pela Reitora;

● Supervisionar o plano de manutenção preventiva/preditiva;

● Supervisionar os critérios de atendimento de manutenção;

● Supervisionar o procedimento de fiscalização e elaboração de projetos;

● Articular a integração de infraestrutura de TI à PROADI;

● Articular a integração da comissão de licitação junto à CEA;

● Capacitar a equipe em relação à gestão;

● Promover os recursos e competências necessárias para o desenvolvimento das atividades de obra, manutenção, administrativa/transporte e segurança.

Gabinete da PROADI: 

● Assistir todos os serviços executados pelo Pró-Reitor e pelas subunidades da PROADI;

● Acompanhar a agenda de reuniões do Pró-Reitor com o público interno e externo, assim como com órgãos públicos e empresas no Estado de Mato Grosso e no Brasil;

● Elaborar e encaminhar comunicados diversos por meio eletrônico;

● Prestar atendimento presencial, telefônico e eletrônico (e-mails) ao público interno e externo;

● Orientar o público interno e externo sobre os procedimentos administrativos em geral;

● Atuar como mediador junto às demais unidades desta IFES objetivando atender às diversas demandas encaminhadas a PROADI;

● Receber, instruir, avaliar e monitorar processos administrativos com demanda à PROADI, observando os prazos de respostas;

●Minutar documentos oficiais em geral (ofícios, memorandos, pareceres, despachos) para o Pró-Reitor de Administração e de Infraestrutura;

● Elaborar, revisar e encaminhar para homologação as minutas de portarias as quais são competências da PROADI;

● Realizar atendimento ao público em geral;

● Encaminhar e redirecionar os processos e documentos oficiais por meio do Sistema Eletrônico de Informação (SEI);

● Enviar documentos oficiais por meio de guia postal e guia malote (Protocolo Central) junto às demais unidades desta IFES;

• Organizar o arquivo dos processos e documentos da PROADI.

Supervisão de exames e concursos:

● Planejar e executar a logística para realização de exames e concursos da FUFMT;

● Realizar a captação de convênios/contratos para assessoria em contratações, treinamentos, execução operacional e logística na realização de exames e concursos para outras instituições públicas e privadas a nível nacional e internacional;

● Identificar demandas e oportunidades de clientes externos e articular com outras unidades da FUFMT sua execução;

● Gerenciar e prestar contas dos recursos alocados para exames e concursos. 

Assistência da PROADI: 

● Auxiliar no desenvolvimento de ações de comunicação interna e externa;

● Elaborar conteúdo para redes sociais, site, newsletter, entre outras mídias;

● Cria informativos internos.

● Operacionalizar os sistemas integrados da FUFMT (SIGSERV, SISREQ, SISPORTARIA, SCDP);

● Solicitar diárias e passagens, para os servidores da PROADI, por meio do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP;

● Efetuar a prestação de contas, por meio do SCDP, das propostas oriundas das unidades da PROADI;

Coordenação de Gestão Administrativa: 

● Acompanhar o planejamento, avaliação, organização e normatização de atividades relacionadas às unidades que compõem a estrutura da PROADI;

●Realizar a instrução dos processos sancionatórios resultantes de eventuais descumprimentos de obrigações editalícias de fornecedores/prestadores de serviços contratados pela FUFMT sob a gestão da PROADI;

● Acompanhar e consolidar a elaboração de documentos e instrução de processos que visem subsidiar a prestação de contas das atividades da PROADI junto à PROPLAN e aos órgãos de controle interno e externo (AUDIN, TCU, CGU, MPF, etc.);

● Acompanhar o cumprimento das ações realizadas pelas unidades da PROADI frente às recomendações dos órgãos de controle interno e externo, visando a melhoria dos procedimentos administrativos;

● Promover a gestão administrativa do Protocolo Central e Gráfica Universitária.

● Promover a gestão de projetos estratégicos de interesse da PROADI;

● Orientar técnica e normativamente às unidades da PROADI no campo da gestão administrativa;

●Assessorar o Pró-Reitor em todos os assuntos relacionados com a Administração, o planejamento, a programação do orçamento e a organização administrativa da FUFMT.

Gerência de Acompanhamento de Gestão Administrativa:

●Acompanhar e manter relatório das demandas dos órgãos de controle interno e externo que sejam relacionadas às atividades desempenhadas pelas unidades que compõem a estrutura da PROADI;

● Acompanhar o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidos no Planejamento Estratégico Anual da PROADI e, consequentemente, do Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI;

● Assessorar a PROADI e a CGA no desenvolvimento e implantação de alterações e melhorias dos procedimentos administrativos das unidades que façam parte da estrutura administrativa da PROADI;

● Auxiliar a Diretoria de Gestão Administrativa na execução de suas atividades em geral;

●Instruir e acompanhar processos de ressarcimento ao erário decorrentes de condenação subsidiária em reclamações trabalhistas de funcionários terceirizados.

● Gerenciar os pedidos de serviços gráficos e impressos quanto a cotas de consumo e procedimentos específicos de autorização.

Gerência do Protocolo Geral:

● Realizar atendimento ao Público em geral;

● Realizar toda e qualquer autuação e tramitação processual via SEI, contemplando todas as unidades da FUFMT;

● Enviar, receber e entregar correspondências de interesse da FUFMT, nas modalidades de serviços postais dos Correios e malotes;

● Viabilizar o peticionamento eletrônico pelo SEI, o qual consiste em tramitar para as unidades os processos gerados principalmente pelos alunos e usuários externos;

● Receber e distribuir os documentos entregues via malote;

● Acompanhar e fiscalizar os Contratos de Correios e outros inerentes a sua atuação;

● Oferecer serviço de Help Desk para toda a comunidade acadêmica sobre a utilização do sistema SEI;

●Criar unidades, desde que devidamente autorizadas pela autoridade competente, tipos de documentos e inserção de formulários entre outras atividades correlatas no SEI.

● Realizar o atendimento ao público interno para o cadastramento de biometria para utilização do Restaurante Universitário.

Supervisão da Gráfica Universitária:

● Planejar, orçar e executar impressos como livretos, cartazes, folders, panfletos, convites, certificados, crachás, etc.

● Gerenciar o estoque de insumos gráficos;

● Promover a aquisição e a manutenção de equipamentos gráficos;

● Gerir o sistema de serviços gráficos.

Seção de Artes Gráficas:

●Realizar serviços pertinentes a gravação de chapas, corte de papel, impressão, acabamento e entrega de impressos executados aos solicitantes;

● Realizar montagem em papel poliéster, filmes e gravação de chapas;

● Realizar a execução dos impressos em geral;

● Executar o alçamento dos livros, revistas, colagem, refilos etc.

Coordenação de Gestão de Contratações:

● Coordenar as atividades relacionadas à gestão das aquisições de bens e serviços, à gestão de contratos e à gestão de materiais de consumo e patrimônio, observando os normativos legais, as rotinas e diretrizes técnico-administrativas;

● Receber, avaliar, revisar e instruir os processos de aquisição de bens e contratação de serviços;

● Submeter ao Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura informações técnicas e administrativas, relatórios, pareceres e outros;

● Coordenar os procedimentos para identificar, padronizar, codificar e catalogar os materiais utilizados, disponibilizando-os para as unidades da universidade;

● Gerenciar o Plano de Contratações Anual da FUFMT, procedendo com a avaliação das demandas e remessa das mesmas à Autoridade Competente para aprovação;

● Organizar o calendário de licitações e compras para cada exercício financeiro;

● Submeter as minutas de edital para análise jurídica junto a Procuradoria Federal;

● Encaminhar os processos licitatórios, devidamente instruídos, e propor a homologação;

● Encaminhar os processos relativos a contratações diretas (inexigibilidades e dispensas de licitação), devidamente instruídos, à Ordenadora de Despesas propondo a autorização;

● Assessorar a PROADI nas decisões estratégicas e no estabelecimento da política da FUFMT dentro de sua área de competência e atuação;

●Viabilizar e acompanhar, junto às demais unidades organizacionais, a operacionalização das ações estabelecidas no planejamento estratégico da FUFMT;

● Propor ou opinar sobre alteração no regulamento interno, no que se refere às unidades sob sua responsabilidade;

● Implantar e gerir mecanismos visando a garantia de qualidade dos serviços prestados;

● Promover o inter-relacionamento entre as unidades da Coordenação, objetivando um planejamento coordenado para a eficácia, eficiência e efetividade da gestão administrativa;

● Promover a comunicação lateral e integração das diversas unidades da FUFMT dentro de sua área de competência e atuação;

● Realizar o planejamento de atividades de forma coordenada com as diversas unidades da FUFMT;

● Analisar os relatórios das unidades sob a sua competência, repassando à direção superior as informações pertinentes;

• Viabilizar junto à Pró-Reitoria a participação dos profissionais em simpósios, seminários, congressos, cursos de atualização e/ou aprimoramento técnico, a partir das necessidades identificadas, mantendo a equipe atualizada.
  
  

Assistente de Gestão de Contratações:

      · Gerenciar a agenda de trabalho do Coordenador e promover o preparo de expediente para seu despacho;

      · Supervisão das atividades desenvolvidas pelas unidades da Coordenação, intermediando a execução, quando necessário;

      · Executar serviços de apoio à Coordenação, conforme demanda;

      · Requisitar, receber e distribuir os materiais de consumo necessários ao funcionamento das unidades da Coordenação;

      · Manter registro em arquivo da movimentação dos bens patrimoniais sobre a responsabilidade do Coordenador;

      · Manter registro em arquivo de todos os documentos recebidos e expedidos pela Coordenação;

      · Solicitar e acompanhar a execução de ordens de serviços relativas à manutenção predial, telefônica e de equipamentos da Coordenação de Gestão de Contratos;

      · Executar projetos e atividades estratégicas de interesse da Coordenação.

 

Gerência de Planejamento e Registro de Preços:

● Registrar as sanções impostas pela administração no sistema SICAF;

● Elaborar ordens de fornecimento;

● Elaborar e gerenciar a assinatura das Atas de Registro de Preços;

● Realizar a gestão e acompanhamento das Atas de Registro de Preços;

●Elaborar extratos e matérias, providenciando e acompanhando a publicação no Diário Oficial da União dos atos administrativos relacionados a aquisições;

● Receber, instruir e encaminhar os processos com demandas à Coordenação;

● Encaminhar, acompanhar e registrar o recebimento das ordens de fornecimento pelas partes interessadas e envolvidas no processo;

● Instruir os processos de solicitação de Atestados de Capacidade Técnica e encaminhar para tomada de decisão da Coordenação;

● Promover a interlocução entre fornecedor e demandante quando da necessidade de alteração de marca, modelo, cores e demais itens da Ordem de Fornecimento;

● Notificar fornecedores/empresas contratadas em processos de sanção;

● Analisar defesas/alegações finais de fornecedores/empresa contratadas subsidiando a tomada de decisão do Coordenador;

● Emissão de pareceres, conforme demanda da Coordenação;

●Acompanhar e monitorar o desenvolvimento das aquisições e contratações em todas as suas fases, primando pelo atendimento das demandas em tempo hábil, identificando gargalos, propondo alterações de fluxos e procedimentos.

 

 Gerência de Aquisições:

● Colaborar e orientar as Unidades Requisitantes na elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, de acordo com as normativas legais vigentes;

● Realizar planejamento coordenado com as diversas Unidades da FUFMT, visando levantar as demandas regulares e não regulares dos materiais e serviços de uso comum, de acordo com as subcategorias econômicas e a codificação do sistema SIASG e SIAFI, com vistas a subsidiar a realização de planilhamentos;

● Elaborar pesquisas de preços para instrução dos processos licitatórios e contratações diretas conforme demanda da Coordenação;

● Revisar o Termo de Referência e as documentações pertinentes das aquisições do campus Cuiabá, visando à instrução dos processos de aquisições, zelando pela sua clareza e exatidão no que concerne às especificações, estimativa de custo e demais informações necessárias, de acordo com a legislação vigente;

● Revisar as documentações pertinentes das aquisições dos demais campus, visando à instrução dos processos de aquisições, zelando pela sua clareza e exatidão no que concerne às especificações, estimativa de custo e demais informações necessárias, de acordo com a legislação vigente;

● Elaborar a minuta do Edital;

● Otimizar os processos de aquisições específicos, divulgando e autorizando a participação das demais Unidades da FUFMT nos Termos de Referência registrados no sistema para o campus Cuiabá;

● Instruir todos os processos de aquisições no limite da sua competência;

● Auxiliar os pregoeiros nas solicitações de esclarecimentos e das impugnações ao edital;

· Gerir o cadastramento de usuários no Sistema de Requisições - SISREQ.

Gerência de Licitações: 

● Promover a transparência e atualização dos sites institucionais relativos à fase externa da Licitação;

● Monitorar oportunidades e cadastrar IRP – Intenções de Registro de Preços em pregões de outros órgãos;

● Gerenciar prazos totais e indicadores relativos aos processos licitatórios em andamento;

● Atuar como agente de Contratação. 

        Assistente de Licitação I e II: 

· Atuar como agente de Contratação;

· Gerenciar a fase externa dos processos licitatórios da FUFMT;

· Dar publicidade aos processos de licitação, conforme legislação vigente;

· Cadastrar e agendar a licitação no sistema COMPRASNET;

· Cadastrar a licitação e suas informações gerenciais no sistema SISREQ, conforme disponibilidade do sistema;

· Receber, examinar e decidir as impugnações e questionamentos ao edital em conjunto com as unidades envolvidas no planejamento e área técnica;

· Receber, examinar e decidir os recursos, encaminhando à autoridade competente quando mantiver sua decisão;

· Conduzir a sessão pública da licitação, seja presencial ou eletrônica;

· Verificar a conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no instrumento convocatório;

· Verificar e julgar as condições de habilitação dos licitantes;

· Aceitar e habilitar as propostas recebidas nos certames licitatórios;

· Adjudicar o objeto licitado, quando não houver recurso;

· Conduzir os trabalhos da equipe de apoio;

· Propor a homologação do certame;

· Publicar o resultado da licitação no Diário Oficial da União;

· Divulgar às unidades envolvidas o relatório final dos processos licitatórios;

Gerência de Administração de Contratos:

● Promover a transparência e atualização dos sites institucionais relativos aos contratos;

● Gerenciar prazos totais e indicadores relativos às contratações em andamento;

●Gerenciar os contratos de serviços e engenharia vigentes na FUFMT, quanto a vigência e alterações (aditivos, apostilamentos, repactuações, etc) conforme demanda da Coordenação;

● Assessorar e gerenciar os gestores dos contratos sob sua gerência;

●Elaborar extratos e matérias, providenciando e acompanhando a publicação no Diário Oficial da União dos atos administrativos relacionados a contratos;

● Efetuar o cadastramento dos contratos e alterações de contratos da FUFMT nos sistemas do Governo Federal, assim como a publicação do extrato dos mesmos no Diário Oficial da União;

● Cadastrar e manter atualizados os registros e informações referentes aos contratos de serviços firmados pela FUFMT, bem como organizar e manter em arquivo toda a documentação pertinente às contratações;

● Manter atualizada a relação de gestores e fiscais de contratos;

● Emitir pareceres técnicos sobre as alterações, reequilíbrios, repactuações, reajustes e prorrogações dos contratos;

● Elaborar minutas de contratos, apostilamentos, termos aditivos e rescisões;

● Controlar e acompanhar a execução dos contratos de serviços vigentes;

● Elaborar relatórios gerenciais e subsídios afetos aos contratos sob sua gestão;

● Assessorar, acompanhar e monitorar os gestores de contratos na instrução processual sobre as alterações e prorrogações dos contratos;

● Assessorar e capacitar os gestores de contratos nas atividades pertinentes ao acompanhamento da execução contratual;

●Assessorar, capacitar e monitorar os gestores de contratos na elaboração dos projetos básicos e/ou termos de referência para novas contratações;

● Acompanhar os processos licitatórios que visem a formalização de contratos em todas as suas fases, até a assinatura do termo contratual;

● Fornecer subsídios em processos judiciais relativos aos contratos sob sua tutela. 

Assistente de Contratos I e II: 

· Desenvolver demais atividades gerais da Gerência de Administração de Contratos;

· Propor à autoridade superior a aplicação de sanções administrativas, relativas aos contratos;

· Notificar as empresas inadimplentes a respeito das sanções contratuais;

· Conduzir o processo de aplicação das sanções às empresas inadimplentes;

· Promover a cobrança de multas e eventuais danos junto às seguradoras;

· Emitir pareceres técnicos sobre planilha de custos e formação de preços das alterações, reequilíbrios, repactuações e reajustes dos contratos;

· Elaborar as planilhas de formação de custos nos processos licitatórios para contratação de mão de obra com dedicação exclusiva.

Gerência de Logística e Almoxarifado:

● Gerenciar as atividades relativas ao recebimento, conferência, registro, controle, armazenamento e distribuição dos materiais de consumo para atendimento às demandas dos campus da FUFMT, controlando prazos de entrega e providenciando a fiscalização do contratado, realizando as notificações necessárias;

● Zelar pela guarda e conservação dos materiais em estoque;

● Gerenciar o estoque de materiais de consumo, estabelecendo os níveis mínimos e efetuando os pedidos de compras das atas de registro de preços vigentes;

● Gerenciar o vencimento e a disposição dos materiais de consumo conforme as legislações vigentes, de modo a evitar perdas e acidentes;

● Gerenciar o cadastro de materiais de consumo de uso comum no PGC, avaliando a inclusão, manutenção ou exclusão de materiais;

● Divulgar os itens planilhados de materiais de consumo, por subcategoria, avaliando e adequando os quantitativos à demanda histórica da FUFMT;

● Receber e gerenciar as demandas de materiais de consumo, efetuando o agrupamento das mesmas, de forma a otimizar o número de processos de contratação;

● Promover a aquisição de materiais de consumo de uso comum (planilhamento) elaborando o termo de referência e acompanhando o processo licitatório em todas as suas fases;

● Efetuar o cadastramento das demandas de materiais de consumo no PCA - Plano de Contratações Anual;

● Gerenciar o prazo de entrega dos materiais de consumo e propor sanções, quando necessário;

● Atestar as notas fiscais de materiais de consumo e encaminhar para pagamento;

● Cadastrar os materiais no sistema de administração de material – SAM e no sistema de requisições - SISREQ;

● Fornecer dados para a elaboração do inventário dos bens e materiais em estoque;

● Emitir relatório de entrada/saída e inventário de estoque e encaminhar à contabilidade mensalmente;

● Estabelecer a previsão de compras de material de consumo;

● Manter sistema de arquivo dos documentos relativos à movimentação de estoques;

● Manter o controle dos produtos controlados pela Polícia Federal;

● Manter a licença de aquisição dos produtos controlados pela PF atualizado e pelo Exército Brasileiro;

● Sugerir medidas para a substituição ou a alienação de material inservível;

• Gerenciar a utilização do Almoxarifado Virtual Nacional.
  

 

Gerência de Logística Patrimonial:

● Assessorar a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura na gestão de todos os bens patrimoniais desta Instituição;

● Supervisionar, orientar e assessorar a gestão dos bens permanentes nos demais campus da FUFMT;

● Receber, incorporar e fiscalizar bens permanentes móveis por doação, aquisição, inventários e comodato;

● Controlar a distribuição de bens permanentes no campus Cuiabá;

● Atender à comunidade universitária em pedidos de apoio para realização de mudanças e transporte de móveis e outros materiais.

● Instruir processos de sindicância, baixa, alienação, cessão, doação, avaliação, desfazimento, controle e incorporação de bens de acordo com a legislação em vigor;

● Acompanhar a aquisição de bens permanentes, controlando prazos de entrega e providenciando a fiscalização do contratado, realizando as notificações necessárias;

● Receber e gerenciar as demandas de materiais permanente, efetuando o agrupamento das mesmas, de forma a otimizar o número de processos de contratação;

● Promover a aquisição de materiais permanentes (planilhamento) elaborando o termo de referência e acompanhando o processo licitatório em todas as suas fases;

● Efetuar o cadastramento das demandas de materiais permanentes no PCA - Plano de Contratações Anual;

● Emitir pareceres técnicos sobre a gestão e fiscalização de bens permanentes móveis;

● Gerenciar o Sistema de controle patrimonial;

● Subsidiar a Gerência de Contabilidade, subordinada à Coordenação Financeira, no controle fiscal e contábil dos bens patrimoniais da FUFMT;

● Promover o reaproveitamento e reparos de bens permanentes visando seu reaproveitamento, conserto, excetuando-se bens de tecnologia da informação;

• Promover a doação ou leilão de bens permanentes baixados ou de suas partes.

 

Coordenação Financeira:

● Conduzir relacionamento operacional com os bancos;

● Realizar conciliação de contas, controle de contas;

● Responsável pela administração do SCDP (diárias e passagens);

● Coordenar a equipe de forma a apoiar e interagir com os demais setores;

● Abertura de Conta vinculada, controle de depósitos, saldos, autorização para saque;

● Solicitação e cancelamento de Cartões de Pagamento do Governo Federal;

● Abertura de Conta Caução, controle e emissão de extratos;

● Realização de operações de SWIFT para operações de pagamento internacional;

● Coordenar as ações de monitoramento de restos a pagar inscritos e não inscritos;

● Gerir o sistema SCDP;

● Registro e controle de entrada e saída de processos e demais documentos que tramitam no âmbito da Coordenação Financeira;

● Autorização e controle de emissões de passagens aéreas e terrestres;

● Conferências e encaminhamentos para pagamentos das propostas de concessões de diárias observando a legislação pertinente;

● Controle dos processos de prestações de contas das diárias e passagens concedidas para Regularização dos processos de pagamentos;

● Atendimento ao público em geral.

  

Gerência de Contabilidade:

● Controle e análise de processos de Suprimentos de fundos;

● Ativação e cadastramento de senhas para os usuários do sistema: senha rede/ SIAFI e manter atualizado do rol dos Responsáveis no sistema SIAFI;

● Proceder aos registros de atos e fatos contábeis;

● Responsabilizar pelo acompanhamento da movimentação das contas contábeis promovendo os ajustes necessários de forma a manter o equilíbrio das mesmas;

● Realizar a conferência, conciliação, apuração e assinatura das demonstrações contábeis (balanço orçamentário, financeiro e patrimonial), consolidado com a UG 154070-HUJM.

● Promover a correção de dados e regularização dos pagamentos dos servidores com estorno registrado;

● Realizar a conformidade Contábil no sistema SIAFI;

● Realizar a Incorporação, Depreciação e Desfazimento de bens permanentes nas contas contábeis/SIAFI;

● Registro e baixa de contratos e termos de garantia.

  

Supervisão de Análise e Registro Contábil:

● Analisar as Prestações de Contas encaminhadas pela Uniselva;

● Elaborar e Prestar Contas de Termo de Execução Descentralizada através do SIMEC, SICONV ou via Reitoria para o Órgão Concedentes.

Gerência de Execução Financeira:

● Gerenciar as Seções de Controle Orçamentário e de Controle Financeiro no tocante aos processos que tramitam com a finalidade de empenho, liquidação e pagamento;

● Controlar a emissão de empenhos e pagamentos de acordo com a disponibilidade orçamentária e financeira;

● Analisar   as   situações    das    contas-correntes contábeis, procedendo aos ajustes quando necessários;

● Analisar, periodicamente, as contas de Restos a Pagar e de empenhos a liquidar pendentes mantendo-as em situação de regularidade;

● Solicitar e monitorar o pagamento junto aos bancos conveniados observando os prazos legais;

● Monitorar a disponibilidade financeira;

● Solicitar a ordenação de despesas e realizar a execução de ordens de pagamento;

● Monitorar a tramitação de processos para pagamento e seus prazos de vencimento, bem como ordem elegibilidade de despesas;

● Realizar o monitoramento dos pagamentos, procedendo as correções de dados e análises de estornos realizados pelos bancos.

 

Supervisão de Empenho:

● Realizar empenhos, seu monitoramento, cancelamentos e reforços.

 

Supervisão de Liquidação:

● Realizar a liquidação das despesas públicas;

● Promover a correção de dados e regularização da liquidação dos pagamentos com estorno registrado.

 

Seção de Conformidade e Registro:

● Realizar a conformidade de gestão dos registros no SIAFI após análise de todos os documentos contidos no Relatório Gerencial.

 

Coordenação de Engenharia e Arquitetura

● Cooperar tecnicamente no Planejamento Físico da FUFMT;

● Elaborar, revisar e fazer cumprir os Planos Diretores dos Campi Universitários;

● Elaborar, armazenar e atualizar projetos de engenharia e arquitetura para a FUFMT;

● Realizar estudos de viabilidade técnica e econômica dos projetos de engenharia e arquitetura da FUFMT;

● Emitir, quando solicitado, pareceres, laudos e diagnósticos das construções e instalações elétricas, hidráulicas, sanitárias e de prevenção e combate a incêndio e pânico da FUFMT;

● Promover a transparência perante o público interno e externo sobre o andamento de projetos;

● Indicar as equipes de elaboração de projeto;

● Compor o Comitê de Infraestrutura da FUFMT.

● Elaborar manuais de elaboração de projetos e orçamento;

● Fazer a Gestão Documental dos projetos em andamento, concluídos e dos já construídos;

● Cobrar, verificar e organizar a emissão das ART’s de elaboração de projetos, orçamentos;

● Promover, juntamente com sua equipe, a elaboração, organização e atualização projetos de arquitetura e engenharia;

● Promover, juntamente com sua equipe, a elaboração e a atualização orçamentos de obras;

● Promover, juntamente com a sua equipe, a elaboração, eventual, pareceres e laudos de arquitetura e engenharia;

● Gerenciar os projetos em fase de elaboração;

● Elaborar relatórios gerenciais sobre as atividades desenvolvidas, quando solicitado;

 

Gerência de Projetos de Engenharia e Arquitetura

● Conduzir o processo de Processo de Segurança e Combate a Incêndio e Pânico para emissão de alvará junto do Corpo de Bombeiros;

● Elaborar projetos para tornar a universidade acessível.

● Outros projetos determinados pela coordenação.

 

Superintendência de Infraestrutura do Campus Cuiabá

● Acompanhar o planejamento e a execução dos serviços de manutenção, obras, limpeza, conservação, transportes e vigilância prestados ao Campus Cuiabá, Campus II e Fazenda Experimental localizada em Santo Antônio de Leverger;

● Promover a gestão administrativa do Restaurante Universitário;

● Acompanhar, orientar e atuar na elaboração de Estudo Técnico Preliminar.

● Auxiliar a Pró-Reitoria nas solicitações de serviços de natureza compatível com as atividades desenvolvidas pela sua superintendência;

● Assessorar e gerenciar os fiscais dos contratos sob sua coordenação e suas gerências;

● Responsável pela elaboração dos termos de referência para contratação de serviços;

● Acompanhar o trabalho dos fiscais e gestores de contratos vinculados a sua Superintendência;

● Realizar busca recorrente de termos de referência em andamento para possível adesão.

● Executar os suprimentos de fundos concedidos por Cartão Corporativo para atender as necessidades de manutenção do campus.

● Manter atualizados e transparentes os dados de indicadores de serviços prestados pela Superintendência.

●Avaliar e dar permissão de uso de espaço físico, de maneira precária, a ambulantes e outros cidadãos, de acordo com os normativos vigentes

 

Assistente de Infraestrutura

● Assistir todos os serviços executados pela superintendência e suas subunidades;

● Encaminhar e redirecionar os processos e documentos oficiais por meio do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)

 

Gerência de Conservação e Limpeza

● Fiscalizar e executar serviços de limpeza das áreas internas e externas, inclusive jardinagem e podas de árvores;

● Fiscalizar contratos de limpeza, jardinagem, dedetização;

● Fiscalizar contratos de descarte de resíduos (resíduos perigosos: biológicos, químicos).

 

Gerência de Vigilância

● Fiscalizar o contrato dos serviços de vigilância e de portaria;

● Orientar as ações necessárias quando surgirem ocorrências contra o patrimônio e contra as pessoas dentro do Campus;

● Realizar abordagem de suspeitos, e em havendo necessidade solicitando apoio da Polícia Militar para garantir a segurança.

● Manter a Central de Monitoramento em funcionamento e capaz de receber ligações e dar encaminhamento rápido às solicitações de apoio da equipe de vigilância;

● Discutir com a Superintendência e colocar em prática as ações a serem implementadas ou alteradas nas atividades diárias, executadas pelos servidores efetivos e terceirizados.

● Controle e visualização das imagens das câmeras instaladas no Campus Cuiabá, através da Central de Monitoramento, sendo responsável pelo fornecimento de imagens das áreas monitoradas, quando da ocorrência de delitos;

● Garantir que os colaboradores de sua unidade orientem os usuários quanto à localização de todos os espaços da FUFMT e da realização de eventos dentro do Campus.

Gerência de Transporte

● Acompanhar as atividades desenvolvidas pelos servidores efetivos e terceirizados e dos motoristas efetivos e motoristas terceirizados;

● Manter a documentação dos veículos regulares;

● Elaborar a escala de motoristas que irão realizar atendimentos de longa distância;

● Emitir credenciais para dirigir veículos oficiais;

● Acompanhar a fiscalização dos Contratos de Abastecimento da Frota Oficial, de Manutenção de Veículos, e dos Motoristas Terceirizados;

● Acompanhar a manutenção dos veículos e abastecimento;

● Realizar juntamente com a PROEG o agendamento das aulas de campo;

● Realiza o agendamento de viagens solicitadas para outros fins;

● Controlar a entrada e saída de veículos institucionais dirigidos por terceirizados e efetivos;

● Realizar o reagendamento e cancelamento de viagens.

Gerência do Restaurante Universitário:

● Administrar o Restaurante Universitário;

● Assessorar a Administração Superior da FUFMT do campus de Cuiabá em assuntos relacionados ao RU;

● Supervisionar e promover a execução de todas as ações administrativas e técnicas da gestão do Restaurante Universitário;

● Supervisionar a execução de todas as ações técnico-nutricionais relativas ao planejamento, produção e distribuição das refeições;

● Propor e fazer cumprir normas e procedimentos de funcionamento do RU;

● Zelar por toda a infraestrutura, instalações e equipamentos do RU;

● Elaborar o relatório anual e prestação de contas das atividades e atendimentos do RU;

● Gerir e fiscalizar os contratos de prestação de serviços executados nas dependências do Restaurante Universitário;

● Supervisionar as rotinas de trabalho e planejamento do espaço físico, a fim de garantir a ergonomia do ambiente de trabalho, segurança, conforto e produtividade, evitando a ocorrência de acidentes;

● Fiscalizar o controle de acesso dos usuários, promovendo adequado fluxo dentro do refeitório, juntamente com a equipe de portaria da empresa contratada, durante todo o período de funcionamento do RU;

● Promover a avaliação dos serviços prestados;

● Promover a comunicação institucional e transparência das informações relativas ao RU.

Seção Técnica do Restaurante Universitário:

● Gerir o sistema padrão de controle de acesso e registro do consumo do fornecimento de refeições no Restaurante Universitário;

● Promover ações para o registro da identificação dos usuários no início de cada período letivo;

● Promover aquisição e manutenção da infraestrutura de TI;

● Gerir e fiscalizar os contratos de prestação de serviços de TIC - Tecnologia da Informação e Comunicação cujos objetos tratam do controle de acesso, executados nas dependências do Restaurante Universitário;

● Emitir relatórios e planilhas visando o acompanhamento do controle de acesso no RU;

●Promover a gestão dos mecanismos de controle de acesso, promovendo o registro e providências para casos excepcionais ao sistema padrão de controle de acesso;

● Propor a alteração, correção e melhoria dos métodos de controle de acesso dos usuários, visando a mitigação de riscos.

 

Coordenação de Manutenção e Obras

● Coordenar e supervisionar os serviços relacionados à manutenção das edificações e instalações do Campus de Cuiabá;

● Promover a transparência para o  público interno e externo sobre o andamento das obras e manutenção das edificações e instalações;

● Realizar a fiscalização dos contratos de serviços (manutenção de elevadores) e contratos de manutenção;

● Autorizar o início e fiscalizar o andamento de obras, serviços de engenharia e quaisquer intervenções físicas na FUFMT.

● Elaborar manuais de fiscalização;

● Cobrar, verificar e organizar a emissão das ART’s de fiscalização e de execução de obras;

● Elaborar relatórios gerenciais sobre as atividades desenvolvidas, quando solicitado;

● Organizar, orientar, treinar e supervisionar sua equipe de trabalho;

● Criar e manter atualizada a planilha eletrônica de Resumo do Andamento da Obra;

● Registrar e atualizar as obras no Módulo de Monitoramento de Obras do SIMEC;

● Criar a planilha eletrônica que deverá ser usada pela Comissão de Fiscalização para medição dos serviços contratados;

● Auditar, eventualmente, as planilhas de medições de obras;

  

Gerência de Manutenção

● Programar e executar as demandas de manutenção no Câmpus Cuiabá, inclusive com a conservação das vias.

● Fiscalizar contratos de serviços de manutenção;

● Realizar o controle do estoque dos materiais de consumo (materiais de elétricos, hidráulicos e materiais de construção em geral);

● Fiscalizar contratos de mão de obra e contratos de manutenção de elevadores.

 

Seção de Manutenção

● Organizar as ordens de serviços de manutenção que estão em execução;

● Manter o controle e arquivamento das ordens de serviços executadas;

● Dar apoio operacional às ações da Gerência de Manutenção;

 

Assistente de Manutenção e Obras

● Assistir em todos os serviços executados pela Coordenação de Manutenção e Obras;

• Auxiliar a coordenação nos controles dos registros documentais, fotográficos e financeiros das obras, reformas e manutenções executadas na FUFMT.

 

Coordenação de Gestão de Infraestrutura 

●Coordenar as atividades relacionadas ao planejamento estratégico relacionado às ações de infraestrutura, assim como realizar o acompanhamento dos objetivos e metas do PDI, Planejamento Estratégico, Plano de Logística Sustentável, etc.

● Assessorar o Gabinete, assim como as demais coordenações, nas demandas relacionadas à infraestrutura que se apresentarem.

● Promover a integração entre o Campus Sede e os Campi do interior sobre possibilidades de realização de contratações conjuntas, instruções normativas, etc;

● Auxiliar na elaboração do Planejamento das Contratações relacionadas à Infraestrutura anualmente (fluxo contínuo).

● Realizar reuniões na busca de parcerias com as unidades acadêmicas da FUFMT

● Realizar buscas de oportunidades externas para captação de recursos para execução de projetos de infraestrutura da FUFMT;

● Acompanhar os acordos firmados junto a entidades externas sobre investimentos de infraestrutura na FUFMT.

● Coordenar a política de Gestão de Espaço Físico e de Patrimônio Imobiliário da FUFMT.

 

Supervisão de Espaço Físico e Patrimônio Imobiliário

● Auxilia na coordenação da política de Gestão de Espaço Físico da FUFMT;

● Realiza instrução de processos visando a concessão de áreas da FUFMT;

● Realiza a gestão e a fiscalização dos contratos de concessão de espaços físicos da FUFMT;

● Gerir o Sistema de Espaço Físico (SIEF) da FUFMT.

● Registrar e atualizar os bens da FUFMT no SPIUNET;